Procedura arhivare documente: pași esențiali pentru organizare corectă și conformitate legală Află care sunt pașii esențiali în procedura de arhivare a documentelor, ce prevede legea și cum organizezi corect arhiva firmei. Procedura de arhivare a documentelor reprezintă modul prin care o organizație își organizează actele, le păstrează pentru perioada cerută de lege și le poate identifica rapid atunci când este nevoie. Este vorba despre un sistem care începe din momentul în care documentul este creat și continuă până la expirarea termenului de păstrare, când acesta poate fi eliminat conform procedurilor legale. Atunci când arhivarea este făcută corect, timpul de căutare scade, riscul de pierdere a documentelor este redus, iar verificările interne sau controalele externe devin mai ușor de gestionat. În schimb, o arhivă organizată fără reguli duce la dosare amestecate, termene depășite și dificultăți de fiecare dată când apare solicitarea unui document. În practică, cele mai multe dificultăți apar din câteva cauze. În multe organizații nu există o structură comună de organizare a documentelor la nivelul întregii firme. Termenele de păstrare sunt tratate aproximativ, fără verificare reală. Accesul la documente nu este reglementat, iar actele circulă între departamente fără o evidență. O procedură de arhivare bine stabilită rezolvă aceste situații și oferă un mod de lucru stabil. Prin ea devine evident ce tip de documente se păstrează, unde sunt depozitate și cine are dreptul să le consulte sau să le scoată din arhivă. În ceea ce privește arhivarea fizică, instrumentele folosite au un rol important. Dacă sistemul de depozitare este potrivit volumului de documente și modului în care acestea sunt utilizate, organizarea devine mai simplă. În activitatea noastră vedem frecvent cum arhivele devin mai ușor de gestionat atunci când firmele combină o metodă de organizare cu produse adecvate pentru depozitare și acces rapid. Ce spune legea și de ce este important în practică? Arhivarea documentelor este o obligație legală. În România, cadrul principal este stabilit de Legea Arhivelor Naționale nr. 16 din 1996. Aceasta prevede că documentele trebuie păstrate în condiții adecvate și pe duratele stabilite în funcție de tipul lor. Dacă organizația lucrează și cu documente în format digital, trebuie respectate și regulile privind arhivarea electronică, care diferă de cele aplicate documentelor pe suport de hârtie. Una dintre greșelile frecvente este tratarea tuturor documentelor în același mod. În realitate, fiecare categorie are propriul termen de păstrare. Nerespectarea acestor termene poate crea probleme în timpul controalelor sau în situațiile în care documentele sunt necesare ca dovadă. În multe organizații sunt utilizate repere generale precum următoarele: Actele juridice legate de existența firmei se păstrează permanent. Documentele de resurse umane folosite pentru stabilirea drepturilor și a vechimii se păstrează pe perioade foarte lungi, în multe cazuri cel puțin 75 de ani. Contractele comerciale și documentele aferente acestora se păstrează, de regulă, cel puțin 10 ani. Documentele contabile uzuale se păstrează între 5 și 10 ani, în funcție de tip. Un aspect important este modul în care sunt gestionate documentele după expirarea termenului de păstrare. În cele mai multe cazuri acestea nu pot fi eliminate direct. Este necesară o procedură de selecționare, iar distrugerea documentelor se face numai după obținerea avizului corespunzător. Dacă această etapă lipsește din procedură, arhiva va crește permanent și va deveni tot mai dificil de gestionat. Nomenclatorul arhivistic și inventarul: baza unei arhive funcționale Pentru a găsi rapid un document, nu este suficient să te bazezi pe memorie sau pe obiceiul personal de organizare. Este necesar un sistem, iar elementul central al acestuia este nomenclatorul arhivistic. Acesta reprezintă lista categoriilor de documente existente în firmă, împreună cu termenele de păstrare și modul de grupare al documentelor. Practic, nomenclatorul arată ce tipuri de documente există și cum sunt ele organizate. Un nomenclator eficient trebuie să fie ușor de utilizat de către toți cei implicați în gestionarea documentelor. De obicei începe cu câteva categorii principale, care sunt apoi detaliate în tipuri de documente. În multe organizații structura pornește de la grupe precum: juridic și administrativ resurse umane financiar-contabil comercial, vânzări și achiziții operațional și tehnic După stabilirea grupelor, este utilă definirea unei reguli simple de codificare. De exemplu, un cod care combină departamentul, anul și un număr de ordine. Important este ca aceeași regulă să fie aplicată în întreaga organizație. Al doilea instrument important este inventarul arhivei. Acesta este registrul sau lista care indică exact ce documente au fost arhivate și unde se găsesc. Nu trebuie să fie complicat, însă trebuie să fie complet și actualizat. Un inventar minim ar trebui să conțină: categoria din nomenclator perioada acoperită, de exemplu luna sau anul locația fizică a documentelor, precum raftul sau cutia termenul de păstrare și anul estimat pentru eliminare persoana responsabilă și nivelul de acces Atunci când nomenclatorul și inventarul sunt utilizate corect, arhivarea nu mai depinde de improvizație. Ea devine o activitate de rutină, clară și repetabilă. Procedura de arhivare a documentelor: pașii care contează Arhivarea nu este o activitate care se face ocazional, atunci când spațiul devine insuficient. Ea trebuie realizată periodic, printr-o serie de pași. În lipsa acestora, orice sistem de organizare se va deteriora în timp. Primul pas este sortarea documentelor. Actele sunt colectate și separate în funcție de categoriile stabilite în nomenclator. După această etapă, ele sunt ordonate cronologic, astfel încât evoluția documentelor să poată fi urmărită ușor. Al doilea pas este verificarea termenelor de păstrare. În această etapă se identifică documentele care trebuie păstrate în continuare și cele care se apropie de termenul de expirare. Pentru documentele expirate se pregătește procesul de selecționare și, dacă este necesar, procedura de obținere a avizului de distrugere. Al treilea pas constă în pregătirea fizică a arhivei. Suporturile de arhivare au o importanță majoră, deoarece ele influențează atât protecția documentelor, cât și accesul la acestea. Pentru documentele consultate frecvent, dosarele suspendabile reprezintă o soluție practică, mai ales în dulapuri sau sisteme de fișiere cu glisiere. Pentru arhivarea pe rafturi, bibliorafturile sunt printre cele mai utilizate instrumente, deoarece pot fi etichetate ușor și permit o organizare clară. În cazul depozitării pe termen lung, cutiile de arhivare oferă protecție suplimentară și permit stivuirea eficientă a documentelor. Al patrulea pas este etichetarea și așezarea documentelor în arhivă. Etichetele sunt importante pentru identificarea rapidă a dosarelor. Regula de etichetare trebuie să fie uniformă în întreaga organizație. Pe cotorul dosarului sau pe cutia de arhivare trebuie indicate categoria documentului, perioada acoperită și codul de identificare. De asemenea, este important ca ordinea stabilită pe un raft să fie menținută și în restul spațiului de arhivare. Pentru a păstra sistemul simplu și funcțional, sunt utile câteva reguli: documentele cu termene diferite nu se amestecă în același dosar sau în aceeași cutie documentele nu se depozitează temporar în locuri care devin ulterior permanente aceeași schemă de etichetare se aplică tuturor departamentelor documentele cu acces restricționat sunt marcate și depozitate separat Ultima etapă este închiderea perioadei de lucru. La finalul fiecărei luni, al fiecărui trimestru sau al fiecărui an se stabilește ce documente rămân active și ce documente sunt transferate în arhiva pe termen lung. Prin aplicarea constantă a acestei etape, arhiva rămâne organizată și ușor de gestionat. Depozitare și securitate: protecția documentelor și a datelor Valoarea unei arhive depinde nu doar de modul în care este organizată, ci și de condițiile în care documentele sunt păstrate. În primul rând, spațiul de depozitare trebuie să ofere condiții adecvate. Umiditatea ridicată, praful sau lipsa ventilației pot deteriora hârtia în timp. În al doilea rând, trebuie stabilite reguli de acces. În multe organizații documentele circulă fără o evidență, iar acest lucru duce la pierderi sau confuzii. O procedură eficientă stabilește cine poate solicita un dosar, cine aprobă solicitarea și cine predă documentul. Pentru arhivele fizice este util un registru de împrumut, în care se notează fiecare document scos din arhivă. Documentele sensibile, precum cele din domeniul resurselor umane sau contractele comerciale, trebuie să aibă acces limitat. Această măsură nu are legătură cu lipsa de încredere, ci cu protejarea datelor și a intereselor companiei. În paralel, pentru documentele scanate sau arhivele electronice este necesar un sistem de backup și verificări periodice. Un backup care nu este testat poate deveni inutil exact în momentul în care este nevoie de el. Cum verifici dacă arhiva firmei este organizată corect? Cele mai multe probleme apar atunci când arhiva se dezvoltă fără un control. Organizațiile păstrează prea multe documente, nu știu exact ce conține arhiva și pierd timp de fiecare dată când trebuie găsit un act. În același timp, documentele expirate ocupă spațiu și îngreunează activitatea. Printre greșelile întâlnite frecvent se numără: dosare organizate diferit de fiecare departament, fără reguli comune amestecarea documentelor doar pentru a economisi spațiu păstrarea documentelor expirate fără procedură de selecționare lipsa unei persoane responsabile de arhivă accesul liber la documente sensibile, fără evidență Pentru o verificare internă rapidă, pot fi folosite câteva întrebări: există un nomenclator arhivistic aplicat în întreaga organizație inventarul arhivei este actualizat și indică locația fiecărui dosar termenele de păstrare sunt cunoscute și există un plan de selecționare există reguli de acces și un registru pentru documentele împrumutate suporturile de arhivare și etichetele sunt uniforme În activitatea noastră lucrăm cu organizații din domenii diferite care își doresc o arhivă ușor de administrat. Atunci când există un sistem simplu și instrumentele potrivite pentru organizare, procedura de arhivare a documentelor devine o activitate firească, care poate fi repetată fără dificultăți. Dacă vrei să îți organizezi arhiva eficient, primul pas este stabilirea structurii de bază: nomenclatorul, inventarul, termenele de păstrare și suporturile potrivite pentru depozitare. Cu aceste elemente puse la punct, gestionarea documentelor devine mai ușor de controlat, iar accesul la informații este rapid și sigur.
