Blog RTC

Cum alegi distrugatorul de documente potrivit ?

13.12.2018

De la bun inceput, trebuie sa ne fie foarte clar ca, achizitia unui distrugator de documente, este o investitie pe termen lung, utila in securizarea documentelor utilizate in cadrul companiei. Fiecare dintre noi a intalnit macar o situatie, in care inainte de a arunca un document, l-am rupt in fasii. Facem acest lucru pentru a pastra securitatea informatiei continuta de documentul respectiv. Realizam ca documentul respectiv poate fi reconstituit, deci incercam sa-l rupem in fasii cat mai mici pentru a ingreuna procesul de reconstituire. Un distrugator de documente realizeaza acest proces de distrugere, dar mult mai sigur si mai eficient. 

In functie de marimea companiei si tipul informatiei pentru care este necesara securizarea, existenta unui distrugator de documente, este o achizite necesara. Vei economisi timp, asigurand in acelasi timp un grad ridicat de protectie a informatiilor. Avand in vedere noile prevederi europene GDPR legate de protectia datelor personale, nealinierea la normele de conformitate poate duce la amenzi costisitoare si afectarea imaginii companiei. Asa ca, te sfatuim sa achizitionezi un distrugator de documente adecvat mediului tau de lucru. Pentru o achizitie multumitoare, iti prezentam 5 aspecte esentiale de care trebuie sa tii cont:

1- Cat de frecvent va fi utilizat distrugatorul de documente?

Alegerea distrugatorului se face in functie de cantitatea documentelor care vor fi distruse. Alegerea unui distrugator proiectat pentru utilizare redusa, va impacta negativ activitatea departamentelor care au un volum mare de documente programate pentru distrugere. Pauzele necesare pentru racire, viteza mica si volumul redus de documente care pot fi procesate, vor cauza pierderi de timp si frustrare. Deci, este extrem de important sa alegi un distrugator de documente adecvat necesitatilor tale.

Distrugatoarele care pot functiona fara intreruperi sunt ideale pentru companiile cu departamente mari, ce proceseaza un volum nelimitat de documente. Aceste distrugatoare, asigura o activitate continua fara timpi morti, pot procesa volume mari de documente si beneficiaza de un cos de depozitare al deseurilor incapator.

Pentru firmele medii, un distrugator cu o capacitate de pana in 2000 coli pe zi, este indeajuns. Acesta va avea nevoie de pauze reduse pentru racire, asigurand o activitate constanta cu perioade minime de inactivitate.

Firmele mici sau persoanele care lucreaza de acasa, pot alege cu incredere un distrugator cu o capacitate de distrugere de 200-400 coli pe zi. Distrugatoarele din aceasta gama au nevoie de pauze lungi pentru racire si sunt in general lente, fiind proiectate pentru un raport performanta/pret atragator.

2- Ce capacitate de taiere va avea distrugatorul potrivit?

Cu alte cuvinte, cate pagini pot fi procesate o data? Ce va avantajeaza? Un distrugator care proceseaza cate o pagina pe rand sau un distrugator care poate procesa mai multe pagini o data? In functie de capacitatea de taiere, puteti alege intre distrugatoarele care proceseaza intre 1-10 coli, 11-20 coli sau peste 20 de coli. O categorie aparte este formata din distrugatoarele automate, pentru care nu este necesara prezenta unei persoane care sa introduca documentele in distrugator. Utilizatorul va plasa documentele in lacasul special, distrugatorul fiind alimentat automat, pana la golirea lacasului respectiv.

3- Pe langa hartie, ce altceva mai poate procesa un distrugator?

Un numar semnificativ de distrugatoare, pot distruge pe langa hartie si alte tipuri de medii pe care este stocata informatie sensibila. De exemplu, informatia prezenta pe un CD sau DVD poate fi cu mult mai sensibila fata de informatia printata, distrugerea acestor medii de stocare fiind obligatorie in anumite scenarii si domenii. Carduri de acces, carduri bancare, carduri de membru ce garanteaza anumite beneficii, toate acestea trebuie distruse pentru a securiza informatia. Un distrugator care poate procesa si aceste medii de stocare, este de dorit.

Poate cel mai semnificativ aspect, este capacitatea unui distrugator de a procesa documente cu agrafe si capse. Decapsarea si verificarea fiecarui document pentru a te asigura ca nu este introdus cu agrafe sau capse in distrugator, consuma timp si poate fi un cosmar. Un distrugator care va procesa fara probleme agrafe si capse, te va scuti de activitati consumatoare de timp si  de defectiuni costisitoare.

4- Ce nivel de securitate iti este necesar?

Nivelul de securitate este unul din principalele criterii de selectie a unui distrugator. Nu ignora acest aspect!

Nivelul de securitate 1 si 2: recomandat pentru distrugerea documentelor interne. Regasit pe distrugatoarele cu taietura tip fasie (straight-cut). Sunt o varianta evoluata fata de simpla rupere si aruncare la gunoi, oferind un nivel de securitate scazut.

Nivelul de securitate 3: recomandat pentru distrugerea documentelor confidentiale. Regasit pe distrugatoarele cu taietura confetti (cross-cut). Ofera o siguranta crescuta, deseurile rezultate fiind aproape imposibil de reconstituit.

Nivelul de securitate 4 si 5: recomandat pentru distrugerea documentelor secrete. Regasit pe distrugatoarele cu taietura confetti (cross-cut) cu dimensiuni foarte mici ale deseurilor rezultate. Recomandat pentru documentele extrem de sensibile, gradul de securitate 5 face imposibila reconstituirea unui document.

5- Ce dotari ale distrugatorului sunt un avantaj pentru utilizator?

Oprirea automata: distrugatorul se va opri automat, daca va detecta prezenta unui volum de hartie peste capacitatea sa de procesare.

Pornirea automata: distrugatorul va porni automat daca detecteaza prezenta unei coli de hartie in fanta de procesare.

Stand-by: pentru a conserva energia, distrugatorul trece automat in stand-by.

Buton de distrugere rapida: mareste temporar viteza de distrugere a unui document.

Functie "Inapoi":  permite retragerea documentului, daca este detectat un blocaj al hartiei.

Functie "safe-stop": distrugatorul se opreste automat daca utilizatorul si-a prins cravata, esarfa sau parul, in fanta de alimentare. De asemenea, distrugatorul se va opri automat daca detecteaza prezenta mainii langa fanta de alimentare.

Senzor "cos plin": avertizeaza utilizatorul ca este necesara golirea cosului in  care sunt colectate deseurile.

Protectie la incalzire: protejeaza distrugatorul impotriva supraincalzirii.

Dupa ce ai ai un raspuns pentru criteriile enumerate mai sus, poti trece la achizitia distrugatorului ideal. Pana la data de 31 martie 2019, la achizitia unui distrugator de documente Fellowes, primesti garantat un cadou atractiv! Regasesti distrugatoarele participante la promotia Fellowes, AICI.