Blog RTC

Trucuri pentru organizarea activitatii

30.07.2018

Te-ai gandit cum ar fi ca la finalul programului sa te insoteasca in oras zecile de documente lasate in dezordine, dosarele neterminate, instrumentele de scris imprastiate pe tot biroul si firele dezordonate care atarna pe dedesubtul sau in spatele biroului? Ar fi neplacut, nu-i asa? Chiar daca se spune ca dezorganizarea este apanajul oamenilor creativi, fiind un mod de lucru in general acceptat, aproape 60% din oameni isi formeaza opiniile despre un coleg, in functie de modul in care arata biroul sau, alegand uneori sa nu colaboreze cu acesta.

Cei mai multi angajati sunt afectati de lipsa organizarii pierzand in medie, pana la 60 de minute in fiecare zi cautand informatii sau documente, amanand sarcini si incercand sa lucreze la mai multe taskuri in acelasi timp. Astfel, atentia si eficienta scad constant pe parcursul zilei, randamentul fiind redus cu pana la 40% pana la finalul programului. Incepandu-ti ziua la un birou dezorganizat si continuand la fel pe tot parcursul zilei,  vei crea un cerc vicios. Deci, daca dezorganizarea face legea pe biroul tau, iti recomandam sa spargi cercul vicios si sa aplici cateva solutii de organizare foarte simple si eficace.

Cu ce sa incepi? Bineinteles, cu un birou curat si organizat. Sorteaza-ti documentele in functie de tipul si importanta lor. Foloseste tavite pentru documente si dosare pentru organizare. Astfel, ai acces imediat la documentele de care ai nevoie constant si vei sti de fiecare data unde sa le cauti.

Bibliorafturi, etichete si file din plastic pentru arhivare. Toate documentele de care nu mai ai nevoie sau sunt folosite rar, trebuie arhivate, organizate si protejate. In acest fel, nu vor ocupa spatiu inutil, le vei gasi imediat, iar mediul tau de lucru va arata mult mai bine.

Foloseste cu incredere capsatoare, perforatoare, accesorii pentru prindere si mape pentru documente. Eviti astfel sa pierzi file din documentele tale sau sa le deteriorezi din neatentie. Vei reduce haosul de pe birou si in loc sa cauti minute bune, vei putea prezenta imediat documentul solicitat. Seful tau va fi placut impresionat de rapiditatea si eficienta ta 😊

Sigur ai auzit de magicele notite adezive si cum au salvat ziua de lucru a unui coleg. In mod clar pe noi ne-au salvat de multe ori din situatii neplacute sau  de sapuneli din cauza unor taskuri neindeplinite. Foloseste-le si tu! Nu conteaza cum notezi si unde, este important ca ideea ta (poate va fi o idee de milioane, cine stie?) sau rugamintea colegului sa nu fie uitata. Lipita la vedere, nu vei uita de ea si poate, vei salva ziua cuiva !

Majoritatea oamenilor retin aproximativ 5% din ce se discuta sau se comunica in cadrul unei sedinte. Nu, nu suntem defecti, asa functioneaza creierul nostru pur si simplu. Foloseste un caiet sau o agenda in timpul intalnirilor cu partenerii sau a sedintelor cu echipa. Noteaza-ti ideile importante si indexeaza informatia notata pentru a fi usor de gasit atunci cand vei avea nevoie de ea. Notand iti vei fixa ideile in minte si daca ai uitat o informatie anume, o vei regasi imediat.  

Despre multitasking si alti demoni (asa-i ca va suna cunoscut?) s-a tot discutat. Este un nou mod de a lucra in secolul XXI si nu este intotdeauna un mod bun. Chiar daca ne place sa credem despre noi ca ne descurcam si suntem harnici lucrand la mai multe sarcini in acelasi timp, adevarul este ca, cel mai des, ne mintim frumos. Ai putea sa conduci masina in timp ce vorbesti la telefon, extragi un raport, scrii mailuri, organizezi plati, si eventual, repari pana de la roata din spate si schimbi filtrul de ulei al masinii ? Probabil nu, vei reusi sa faci bine una sau doua sarcini, restul fiind facute “pe jumatate” sau gresit. Deci, organizeaza-ti ziua incepand de dimineata. Ia fiecare sarcina pe rand si acorda-i atentia ta. Prioritizeaza sarcinile importante, creaza-ti un flux al activitatilor si respecta-l. Daca vei incepe ziua de lucru cu cele mai grele sarcini, vei avea energia proaspata pentru a le termina fara sa te descurajezi. Iti vor ramane taskurile mai simple iar restul zilei de lucru va fi mai usoara si implicit, mai frumoasa. Bun truc, nu-i asa? 😊

La final, despre starea ta de bine la birou. Poti aduce viata, culoare si optimism in biroul tau, folosind accesorii in culori vesele, decoratiuni amuzante si desigur, un odorizant de camera care sa iti aduca natura aproape. Nu uita sa te relaxezi, sa socializezi si sa te bucuri de ceea ce faci. Vei avea o zi buna la birou si vei pleca catre casa cu zambetul pe buze.